Реклама


Замовити реферат


От партнёров

Интересное
загрузка...

Счетчики
Rambler's Top100

Наша колекція рефератів містить понад 60 тис. учбових матеріалів!

Це мабуть найбільший банк рефератів в Україні.
На сайті «Рефсмаркет» Ви можете скористатись системою пошуку готових робіт, або отримати допомогу з підготовки нового реферату практично з будь-якого предмету. Нам вдячні мільйони студентів ВУЗів України, Росії та країн СНД. Ми не потребуємо зайвої реклами, наша репутація та популярність говорять за себе.

Шукаєте реферат - просто зайдіть на Рефсмаркет!

Тема: «К/р по делопроизводству » (ID:9325)

Скачайте документ в формате MS Word*
*Полная версия представляет собой корректно оформленный текстовый документ MSWord с элементами, недоступными в html-версии (таблицы, рисунки, формулы, сноски и ссылки на литературу и т.д.)
СкачатьСкачать работу..
Объем работы:       4 стр.
Размер в архиве:   12 кб.

К/р по делопроизводству 2


План





1. Организация контроля за исполнением документов


Контроль за исполнением документов и принятых решений — неотъемлемая функция управления, необходимый элемент
организации управленческой деятельности и важная составная часть делопроизводственного процесса. Цель контроля
— содействие своевременному и правильному исполнению решений, заданий и поручений руководства, обеспечение
получения информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей.

В контрольной деятельности различают две группы операций: по контролю за исполнением документов по существу
поставленных в них вопросов и по контролю с точки зрения соответствия формы создаваемых документов их
содержанию и за своевременностью исполнения. Первую группу контрольных операций выполняют руководители всех
рангов, вторую — делопроизводственная служба учреждения с входящей в ее состав службой контроля исполнения.

Основные задачи контрольной службы — контроль за сроками исполнения входящих, исходящих и внутренних
документов и устных указаний руководства; обобщение данных, получаемых в результате контрольной деятельности и
доведение их до сведения руководства; разработка предложений по ускорению и совершенствованию
документообращения, укреплению исполнительской дисциплины. Контрольные службы министерств, главков,
промышленных и производственных объединений осуществляют также методическое руководство работой по контролю за
исполнением документов в подведомственных учреждениях и структурных подразделениях.

По указанию руководителя учреждения или структурного подразделения исполнение документов может контролировать
специально назначенный сотрудник, не числящийся в составе делопроизводственной службы, но совмещающий свои
прямые обязанности с обязанностями по контролю за исполнением документов.

Важным условием эффективности контроля является его централизация. Контрольные операции следует
сосредоточивать в одном структурном подразделении либо у одного сотрудника. Контрольные функции должны быть
изложены в инструкции по делопроизводству; обязанности, права и ответственность, связанные с контрольной
деятельностью, — в должностной инструкции.

В учреждении в соответствии с действующими нормативными актами и указаниями составляется перечень документов,
подлежащих контролю исполнения. Наряду с документами директивных и вышестоящих органов и распорядительными
документами самого учреждения в перечень включают важные специфические документы, свойственные данной системе
управления. Перечень разрабатывается делопроизводственной службой учреждения с участием юриста, включается в
инструкцию по делопроизводству или утверждается руководителем учреждения.

Информация о результатах контроля исполнения должна поступать тем руководителям, которые устанавливают
необходимость контроля документов и сроки их исполнения. Это требование необходимо соблюдать независимо от
места контрольной инстанции в структуре учреждения. Например, информацию об исполнении документов и поручений
контрольная группа направляет непосредственно руководству учреждения, хотя группа может входить в состав
канцелярии, а последняя — в состав управления делами данного учреждения.

Повышению эффективности контроля исполнения и исполнительской дисциплины способствуют глубокое и четкое
разделение труда в аппарате, правильно составленные положения о подразделениях и должностные инструкции,
обеспечивающие обозначение ответственного исполнителя; четкие и однозначные формулировки решений, фиксируемых
в резолюциях, и сроков исполнения, установленных в учреждении; высокое качество подготовки документов,

Для всех документов, циркулирующих в аппарате управления, устанавливаются сроки исполнения. Для этого
используются нормативные акты.

Для абсолютно преобладающей части документов в каждом учреждении на основе законодательных и нормативных
актов, решений руководства устанавливаются сроки исполнения, которые отражаются в инструкции по
делопроизводству.

Руководитель указывает в резолюции срок исполнения документа только в тех случаях, когда этот срок отличается
от установленного инструкцией либо конкретно указанного вышестоящей организацией.

Большинство документов, срок исполнения которых не установлен нормативными актами, должно исполняться в
течение 10 дней.

Срок исполнения входящих документов исчисляют с момента их поступления в учреждение, исходящих — с момента
подписания. Срок исполнения может продлить только лицо или учреждение, его установившие. Делать это следует в
устной или письменной форме не менее чем за 2 — 3 дня до истечения срока исполнения документа. В противном
случае документ считается не исполненным в срок. При продлении срока на карточке делают соответствующую
отметку и помещают ее в картотеку под рубрикой, соответствующей новому сроку исполнения.

Исполнение документа контролируется с момента постановки его на контроль.

В делопроизводственной практике бывают случаи, когда срок исполнения документа в момент его регистрации или
рассмотрения установлен быть не может. Тогда по согласованию с исполнителем устанавливают условный срок
исполнения, который затем корректируется в соответствии с ходом исполнения документа.

Техническим средством контроля за исполнением документов являются картотеки. В качестве контрольных карточек
используют экземпляры регистрационных карточек. Для организации контроля за исполнением документа на него
составляют несколько карточек в соответствии с числом исполнителей или различными сроками исполнения. Эти
карточки следует составлять в момент регистрации документов, а если невозможно — в контрольной службе В этом
случае составляют карточки на каждое контролируемое задание или поручение.

Карточки составляют в контрольной службе и тогда, когда для контроля необходимо зафиксировать устное указание
руководителя; когда контролируется исполнение незарегистрированного документа; когда необходимо обратиться к
документу, ранее считавшемуся исполненным.

Затраты времени на создание документа сокращаются при централизации составления карточек. Необходимое для
организации контроля за исполнением количество карточек следует создавать в процессе регистрации документов.

Карточки в контрольной картотеке и в соответствующем разделе справочной картотеки группируют по срокам
исполнения. Срок исполнения отмечается на календарной шкале.

Контрольную картотеку целесообразно разделить на 33 ячейки (рубрики). 31 ячейка соответствует максимальному
числу дней в месяце; в 32-й ячейке размещают карточки на документы, срок исполнения которых наступит в
следующем месяце; в 33-й ячейке располагают карточки, соответствующие неисполненным в срок документам, новые
сроки исполнения которых по тем или иным причинам своевременно не установлены.

Указанный порядок размещения карточек в картотеке используется в большинстве учреждений, хотя и не является
единственно возможным или обязательным.

В контрольной картотеке карточки располагают по датам исполнения документов, т. е. каждому дню исполнения (в
пределах месяца) соответствует ячейка картотеки.

Контрольные карточки на входящие и внутренние документы можно располагать в одной картотеке, на контролируемые
исходящие инициативные документы, на которые ожидают ответ, — в отдельном разделе контрольной картотеки.

Документ считается исполненным, если решены поставленные в нем вопросы, выполнены поручения, корреспонденту
дан ответ по существу дела, в карточке и на документе-запросе сделана отметка об исполнении, удостоверенная
подписью ответственного исполнителя, и карточка поступила в подразделение, осуществляющее контроль. Если при
исполнении поручения или резолюции нужно составить новый документ (ответ на запрос, проект приказа,
объяснительную записку), наличие такого документа является основным подтверждением исполнения.

Лицо, осуществляющее контроль, фиксирует своей подписью на карточке факт снятия документа с контроля.

Информация об исполнении документа может поступать в контрольную, службу следующим образом: исполнитель
непосредственно или через курьера предъявляет лицу, осуществляющему контроль, внутренний или исходящий
документ, свидетельствующий об исполнении поручения; исполнитель фиксирует на карточке факт исполнения
документа, удостоверяет его своей подписью и передает ее в контрольную службу; руководитель, поставивший
документ на контроль, сообщает контрольной службе о том, что он снят им с контроля.

Лицо, осуществляющее контроль, ежедневно рассматривает карточки, находящиеся в соответствующей рубрике
картотеки. Карточки исполненных документов перемещают в соответствующую картотеку. Об истечении срока
исполнения остальных документов исполнителей оповещают по телефону. В конце дня соответствующие неисполненным




загрузка...
© 2007-2019 Банк рефератів | редизайн:bogoiskatel